Klachtenregeling

Wij nemen klachten zeer serieus. Daarom zullen wij contact met u opnemen om de klacht te bespreken en het vertrouwen te herstellen.

Klachtenregeling in het kort
Onze klachtenregeling is gebaseerd op de voorschriften uit de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorgsector (Wkkgz). Volgens de Wkkgz moet een formele klacht schriftelijk worden ingediend door de klager. Dit kan via het contactformulier op onze website of per brief.

Wanneer er een formele klacht is ingediend, stuurt de klachtenfunctionaris schriftelijk (per e-mail) een ontvangstbevestiging. Hierin staat een korte omschrijving van de klacht en de klachtenprocedure. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 werkdagen na binnenkomst van de klacht, neemt de klachtenfunctionaris contact op. De klachtenfunctionaris luistert naar het verhaal, bemiddelt en tracht te helpen, maar zal inhoudelijk geen uitspraak doen over de klacht. De klachtenfunctionaris zal vragen om de klacht/melding verder toe te lichten en controleren of de inhoud van de klacht goed begrepen is. De klachtenfunctionaris vraagt ook waar behoefte aan is. Zo kan de melding als klacht of signaal worden behandeld. In geval van een signaal bespreekt de klachtenfunctionaris hoe het verdere contact verloopt.

De klachtenfunctionaris gaat vervolgens de klacht verder onderzoeken. Meestal betekent dit dat er gesproken wordt met de betrokken medewerkers. Daarnaast wordt er aanvullende informatie verzameld. De bevindingen en de eventuele maatregelen worden door de klachtenfunctionaris schriftelijk verwerkt tot een reactie aan de klager. Afhankelijk van de aard van de klacht en de behoefte, organiseert de klachtenfunctionaris eventueel een gesprek met alle betrokkenen.

Uiterlijk zes weken na de datum van bevestiging van ontvangst, reageert de klachtenfunctionaris op de klacht. Bij voorkeur is dit schriftelijk. In deze reactie krijgt men een inhoudelijke terugkoppeling op de klacht en wordt aangegeven of er eventuele maatregelen worden getroffen. Mocht er sprake zijn van uitloop van het onderzoek, dan zal de klachtenfunctionaris dit tijdig binnen de reactietermijn van zes weken laten weten.

Tot twee weken na het verzenden van de inhoudelijke terugkoppeling krijgt men de gelegenheid om hierop te reageren. Zonder tegenbericht zal het klachtendossier na deze twee weken worden gesloten. We streven ernaar om te komen tot een tevreden afhandeling van de klacht. Mochten we er samen niet uitkomen, dan zal de klachtenfunctionaris meer informatie kunnen geven over de onafhankelijke klachtencommissie Erisietsmisgegaan.nl (als u op de link klikt krijgt u hun stappenplan te zien).

Klachtencommissie
Stichting TOP Medical Team zal de klacht zo zorgvuldig mogelijk afhandelen. Mocht men desondanks toch niet tevreden zijn over de uitkomst hiervan, kan men zich wenden tot de onafhankelijke klachtencommissie Erisietsmisgegaan.nl. Op de website van de klachtencommissie is alle informatie over het soort klachten dat in aanmerking komt voor behandeling door de geschillencommissie en wat daarbij de procedures en voorwaarden zijn.

Klachtenfunctionaris TOP Medical Team
Mevr. M. Vermeer
Hanspoort 1
9101 KB Dokkum
E-mail: klachtenfunctionaris@topmedicalteam.nl
Telefoon: 06 476 582 11