Privacyverklaring

Versie 26 oktober 2026

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, in het bijzonder met medische informatie. Hieronder leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens mogen delen en welke rechten u heeft. Het betalen of organiseren van evenementenzorg geeft een opdrachtgever geen toegang tot uw medisch dossier.

 

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting TOP Medical Team, handelend onder de naam TOP Medical Team, KvK 76863107, is verwerkingsverantwoordelijke wanneer zij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Ons vestigings- en correspondentieadres is Middenweg OZ 4, 7881 XG Emmer-Compascuum. U bereikt ons via info@topmedicalteam.nl of 06 222 146 55.

Deze verklaring geldt voor zorgvragers, vertegenwoordigers, opdrachtgevers en hun contactpersonen, websitebezoekers, sollicitanten en personen die contact met ons opnemen. Voor medewerkers en vrijwilligers kan aanvullende, specifiek op hun positie gerichte privacyinformatie gelden. Een andere zorgaanbieder die zelfstandig zorg verleent en een eigen dossier bijhoudt, is in beginsel zelf verantwoordelijk voor dat dossier.

2. Welke gegevens en uit welke bronnen?

Bij zorgverlening verwerken wij, voor zover nodig, identificatie- en contactgegevens, tijd en plaats van het zorgcontact, gegevens van een vertegenwoordiger en informatie over klachten, letsel, gezondheid, medicatie, allergieën, metingen, verrichte handelingen, weigering van zorg, verwijzing en overdracht. Wij ontvangen deze gegevens van uzelf of, wanneer nodig, van vertegenwoordigers, hulpverleners, meldkamer, getuigen of betrokken veiligheidsmedewerkers. Wij beoordelen welke informatie relevant en betrouwbaar is.

Bij opdrachten en offertes gaat het bijvoorbeeld om namen, functies, zakelijke contactgegevens, afspraken, correspondentie, facturen en betalingen. Bij sollicitaties gaat het om contactgegevens, cv, diploma’s en werkervaring. Bij websitegebruik kunnen IP-adressen, technische loggegevens, browsergegevens en gegevens die u zelf via formulieren verstrekt worden verwerkt.

Een burgerservicenummer verwerken wij uitsluitend indien een concrete wettelijke bevoegdheid of verplichting dat toestaat. Stuur geen medische documenten via een algemeen contactformulier; neem eerst contact op voor een geschikte veilige overdracht.

3. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Voor beoordeling, uitvoering, registratie en overdracht van zorg verwerken wij noodzakelijke gegevens op basis van uitvoering van een behandelingsovereenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG), voor zover van toepassing, en/of een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG). Voor gezondheidsgegevens geldt daarnaast, voor zover toepasselijk, artikel 9 lid 2 onder h AVG in samenhang met de Nederlandse zorgwetgeving en de vereiste geheimhouding. Bij een acute situatie waarin iemand niet in staat is toestemming te geven, kunnen vitale belangen (artikel 6 lid 1 onder d en artikel 9 lid 2 onder c AVG) in uitzonderlijke omstandigheden relevant zijn.

Voor offertes aan particuliere opdrachtgevers gebruiken wij artikel 6 lid 1 onder b AVG. Voor contact met vertegenwoordigers van zakelijke opdrachtgevers, organisatie en beveiliging van de bedrijfsvoering gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG), met belangenafweging. Voor de fiscale administratie gebruiken wij artikel 6 lid 1 onder c AVG.

Voor zorgkwaliteit, klachten, incidentonderzoek en wettelijk vereiste meldingen gebruiken wij de toepasselijke wettelijke grondslag en, waar gezondheidsgegevens nodig zijn, de relevante uitzondering van artikel 9 AVG. Voor rechtsvorderingen kan artikel 9 lid 2 onder f AVG gelden, naast een passende grondslag uit artikel 6 AVG.

Sollicitatiegegevens gebruiken wij voor selectie en voorbereiding van een eventuele overeenkomst, op grond van artikel 6 lid 1 onder b of f AVG, afhankelijk van de situatie. Voor toekomstige vacatures vragen wij afzonderlijke toestemming. Technische websitegegevens gebruiken wij voor een werkende en veilige website op basis van gerechtvaardigd belang, voor zover wettelijk toegestaan. Voor niet-vrijgestelde cookies en vergelijkbare technieken vragen wij vooraf toestemming.

Toestemming voor een medische behandeling is niet hetzelfde als AVG-toestemming. Als wij voor een afzonderlijk doel op AVG-toestemming steunen, kunt u deze altijd intrekken. Intrekking werkt niet terug.

4. Geheimhouding en verstrekking

Alleen personen die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Voor medische gegevens gelden het beroepsgeheim en de toepasselijke zorgregels. Noodzakelijke medische informatie kan onder de wettelijke voorwaarden worden gedeeld met rechtstreeks betrokken of opvolgende zorgverleners, zoals ambulancezorg, huisarts of ziekenhuis. Bij andere verstrekkingen beoordelen wij of toestemming of een specifieke wettelijke uitzondering vereist is.

Organisatoren ontvangen niet automatisch patiëntgegevens. Rapportages over de inzet worden waar mogelijk uitsluitend in werkelijk geanonimiseerde vorm gedeeld. Bij kleine aantallen of bijzondere incidenten kunnen ook gegevens zonder naam herleidbaar zijn; daarom beperken wij details. Een noodcontact of familielid heeft niet automatisch recht op het volledige dossier.

Voor technische ondersteuning, hosting, communicatie, administratie of zorgregistratie kunnen externe dienstverleners worden ingeschakeld. Voor zover zij namens ons persoonsgegevens verwerken, worden passende verwerkersafspraken gemaakt. Aan bevoegde instanties verstrekken wij uitsluitend gegevens als daarvoor een rechtsgrond en, bij medische gegevens, een grond voor doorbreking van geheimhouding bestaat. Wij verkopen geen medische gegevens.

5. Bewaartermijnen

Medische dossiers waarop de WGBO van toepassing is, worden in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging bewaard. Langer bewaren kan noodzakelijk zijn op grond van goed hulpverlenerschap of een andere wettelijke uitzondering. Het recht op eerdere vernietiging blijft gelden binnen de wettelijke grenzen.

Voor andere zorgregistraties, incident- en kwaliteitsgegevens, contactverzoeken, offertes en technische loggegevens geldt dat wij deze niet langer bewaren dan noodzakelijk voor hun specifieke doel en de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Een afzonderlijke registratie valt niet automatisch onder de twintigjarige WGBO-termijn. Fiscaal relevante basisadministratie bewaren wij in de regel zeven jaar, of langer als een bijzondere wettelijke termijn geldt. Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten verwijderen wij in beginsel binnen vier weken na afloop van de procedure; met afzonderlijke toestemming kunnen zij maximaal één jaar voor toekomstige vacatures worden bewaard.

Wanneer gegevens nodig zijn voor een lopend geschil of rechtsvordering, kan gerichte langere bewaring gerechtvaardigd zijn. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens, rekening houdend met noodzakelijke, tijdelijk afgeschermde herstelkopieën.

6. Kinderen en vertegenwoordiging

Voor kinderen jonger dan twaalf jaar oefenen bevoegde ouders of voogden de rechten rond behandeling en dossier in beginsel uit. Bij jongeren van twaalf tot zestien jaar gelden de regels over gezamenlijke toestemming voor behandeling en de eigen rechten van het kind. Vanaf zestien jaar beslist een jongere in beginsel zelf over behandeling en inzage of verstrekking van het dossier. Wettelijke uitzonderingen, waaronder spoedzorg en bescherming van het kind, blijven gelden. Voor volwassenen die een bepaalde beslissing niet zelf kunnen nemen, volgen wij de wettelijke vertegenwoordigingsregels.

7. Beveiliging en datalekken

Wij zijn verplicht passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen die aansluiten op de risico’s van de verwerking, waaronder bescherming tegen onbevoegde toegang, verlies en onrechtmatige verstrekking. Voor zorggegevens houden wij rekening met toepasselijke sectorspecifieke eisen, waaronder de Wabvpz en de regels voor elektronische verwerking in de zorg. Wij maken beveiligingsdetails niet openbaar voor zover dat de veiligheid zou schaden.

Denkt u dat persoonsgegevens zijn kwijtgeraakt of bij een verkeerde persoon terechtgekomen? Meld dit via info@topmedicalteam.nl of 06 222 146 55. Wij onderzoeken incidenten en melden een meldplichtig datalek in beginsel binnen 72 uur na kennisneming bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een waarschijnlijk hoog risico informeren wij betrokkenen zonder onredelijke vertraging, behoudens wettelijke uitzonderingen.

8. Internationale doorgifte

Bij gebruik van externe systemen of dienstverleners kan verwerking of toegang vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte aan de orde zijn. Voor zover sprake is van internationale doorgifte, mag die alleen plaatsvinden met een geldige grondslag volgens hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen met eventuele aanvullende maatregelen. U kunt ons vragen om informatie over doorgiften die op uw gegevens betrekking hebben en de relevante waarborgen. Wij doen geen algemene toezegging dat alle gegevens uitsluitend in Nederland worden opgeslagen of ingezien.

9. Website, cookies en beeldmateriaal

Bij websitebezoek kunnen noodzakelijke technische gegevens en cookies worden gebruikt om de website te laten functioneren en beveiligen. Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming is vereist, moet die toestemming vooraf, vrij, specifiek en geïnformeerd worden gevraagd; weigeren en intrekken moeten even eenvoudig zijn. De feitelijke inzet van cookies, formulieren, ingesloten diensten en bewaartermijnen wordt mede bepaald door de actuele inrichting van de website en de informatie die bij de betreffende dienst wordt verstrekt. U kunt cookies daarnaast beheren of verwijderen via uw browser.

Met uw toestemming meten wij met Google Analytics hoe bezoekers de website gebruiken, zoals welke pagina’s worden bekeken en met wat voor apparaat. Grondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG), die u altijd kunt intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Google verwerkt deze gegevens voor ons, mogelijk ook in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework; de meetgegevens worden maximaal 14 maanden bewaard. Zonder toestemming laden wij Google Analytics niet. De lettertypen van de website worden geladen via Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovenië), dat daarvoor uw IP-adres verwerkt maar geen cookies plaatst. Welke cookies wij gebruiken, leest u in onze cookieverklaring.

Herkenbare beelden of verhalen over een zorgcontact gebruiken wij niet voor publiciteit zonder passende afzonderlijke toestemming en naleving van beroepsgeheim en portretrecht. Het weigeren van publiciteitstoestemming heeft geen gevolgen voor de zorg.

10. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om inzage, een kopie, correctie van onjuiste gegevens, aanvulling, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van gegevens, voor zover de wet dat recht in uw situatie geeft. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen directe marketing. U kunt toestemming intrekken. Bij een medisch dossier gelden daarnaast de rechten op inzage, afschrift, toevoeging van een eigen verklaring en vernietiging, met wettelijke uitzonderingen. Een professioneel medisch oordeel hoeft niet als feitelijke fout te worden herschreven.

Stuur uw verzoek naar info@topmedicalteam.nl of het correspondentieadres uit onderdeel 1. Vermeld zo mogelijk het evenement en de datum van een zorgcontact. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs. Bij redelijke twijfel kunnen wij uw identiteit of vertegenwoordigingsbevoegdheid op een proportionele manier controleren.

Wij antwoorden zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij complexe AVG-verzoeken kan de termijn volgens de wet met maximaal twee maanden worden verlengd, met bericht binnen de eerste maand. Voor medische dossierverzoeken gelden ook de specifieke zorgrechtelijke regels. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij weigering lichten wij de reden en uw klachtmogelijkheden toe.

11. Klachten en wijzigingen

Voor privacyvragen of klachten kunt u terecht bij info@topmedicalteam.nl. Voor zorgklachten kunt u contact opnemen via klachtenfunctionaris@topmedicalteam.nl; de klachtenregeling staat op https://www.topmedicalteam.nl/klachtenregeling/. U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap. Uw recht om naar de rechter te stappen blijft bestaan.

Wij kunnen deze verklaring wijzigen wanneer wetgeving of onze dienstverlening verandert. Bij nieuwe doeleinden informeren wij betrokkenen zoals wettelijk vereist. Publicatie van een nieuwe versie geldt niet als toestemming voor nieuw gebruik van persoonsgegevens.